Online-Seminare zur Betreuungssoftware Betreuung §BtG von PleSoft

Wir stellen Ihnen in diesem Online-Seminar die Grundlagen der Programmbedienung, des Programmaufbaus und der grundlegenden Arbeitsweise vor. Dabei werden Sie auch die Eingabe der grundlegenden Stammdaten kennenlernen.

• Vorstellung des Programms und seiner Funktionsweisen im Kurzüberblick
• Vorstellung der Programmoberfläche und Menüleisten
• benutzerspezifische Anpassungen
• Filter und Suchfunktion
• Kurzeinblick in Extras/Optionen und Funktionen
• Grundlegende Eintragungen (Betreuer-/Firmen-/Vereinsdaten)
• Überlegungen zu Briefkopf oder Briefpapier
• Überlegungen zur angestrebten/gewünschten Arbeitsweise und Programmnutzung
• Betreute/n anlegen (mit und ohne Eingabeassistent)
• Wohnung/Einrichtung auswählen/eintragen
• Weitere Stammdaten eintragen

Bitte beachten Sie unbedingt unsere Hinweise zur Anmeldung und zu den technischen Voraussetzungen der Online-Teilnahme.

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In diesem Webinar erklären wir die Funktionen rund um das Scannen und Verwalten von Dokumenten und die unterschiedlichen Wege und Orte, an denen diese im Programm verknüpft oder angefügt werden können. Außerdem erklären wir effiziente Arbeitsprozesse beim Posteingang, Scannen und der Dokumentenverwaltung.

• Betreutenordner verwenden: Eine eindeutige Ablage für alle Dokumente der Betreuten
• Scannen von Unterlagen: unterschiedliche Wege, je nach Organisationsform des Büros
• Scannen in den allgemeinem Scaneingang (schnelle nachträgliche Zuordnung)
• Scannen direkt in die Betreutenordner der jeweiligen Betreuten
• Die „neue“ Funktion der „Büroklammer“ – verschiedenste Möglichkeiten der Verknüpfung mit Dokumenten
• Effiziente Arbeitsprozesse beim Scannen, Zuordnen und in der Aufgabenplanung
• Möglichkeiten der Arbeitsorganisation beim Einsatz von Assistenz- und Verwaltungskräften
• Erzeugen von Einträgen im Posteingangsbuch und der Aufgabenverwaltung
• Dateien anhängen in der Brieffunktion

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In diesem Webinar zeigen wir zunächst den richtigen Umgang mit Kontaktadressen und Beziehungen und erklären dann, wie Sie in der Brieffunktion von den vollständigen Eingaben bei Kontaktadressen und Beziehungen profitieren und welche Möglichkeiten sich Ihnen in der Korrespondenz aus dem Programm heraus bieten (Brief, Fax, Mail, Serienbriefe).

Kontaktadressen und Beziehungen

• Unterschied und Zusammenspiel zwischen Kontaktadressen und Beziehungen
• Ansprechpartner in Kontaktadressen nutzen
• Beziehungen als Herzstück des effizienten Schriftverkehrs (Serienbrief)
• Fristeneintrag in Beziehungen nutzen
• Ungenutzte Beziehungen ausblenden

Brieffunktion – Grundlagen

• Aufbau der Brieffunktion
• Mögliche Grundeinstellungen und Abfragen
• Briefpapier oder Briefkopf verwenden
• Einfügeoptionen
• Formatierungsoptionen
• Brief als PDF
• Brief/Serienbrief; Fax/Serienfax; Mail/Serienmail
• Secure Mail: Funktion für den sichereren Mailversand

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Textbausteine helfen in Standardsituationen schnell sachgerechte Briefe zu schreiben, gerade auch im Serienbrief. In diesem Webinar zeigen wir Ihnen, wie Sie im Betreuungsprogramm Betreuung §BtG  Textbausteine anlegen und verwenden.

• Sinn und Zweck von Textbausteinen
• Gestalten eigener Textbausteine
• Umgang mit Variablen
• Einüben der Funktionen

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In diesem Online-Seminar zeigen wir Ihnen, wie Sie im Betreuungsprogramm Betreuung §BtG Konten anlegen und diese verwalten, wie sie die Umsätze von Betreutenkonten aus einer Banking Software importieren können und wie sie manuell Buchungen eingeben können.

Konten

• Sämtliche Betreutenkonten in Betreuung §BtG führen
• Anlegen eines Kontos
• Konten anlegen aus Bankingsoftware
• Arten von Konten und ihre Besonderheiten im Programm
• Möglichkeiten und Optionen

Buchen

• Manuelles Buchen
• Verwenden einer Banking Software
• Import von Kontoumsätzen aus einer Banking Software

Hinweis: Es ist nur begrenzt möglich den Import aus einer Bankingsoftware vollständig vorzuführen, da hierzu echte Konten notwendig sind. Es wird jedoch die Schnittstelle, die Konfigurationsebene und ein Beispielimport gezeigt.

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Wir zeigen Ihnen in diesem Online-Seminar wie Sie Berichte, Vermögensverzeichnisse und die Rechnungslegung im Betreuungsprogramm Betreuung §BtG erstellen und wie Sie effizient Ihre Vergütungsabrechnungen organisieren können.

• Berichte aus Formularen oder eigene Vorlagen
• Vergütungsabrechnungen mit Betreuung §BtG organisieren und verwalten
• Alle fälligen Rechnungen auf einmal abrechnen
• Möglichkeit: als Forderung buchen
• Amtsgerichtsspezifische Abrechnungsoptionen
• Offene Vergütungsanträge mahnen

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In diesem Online-Seminar zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten und den Umgang mit dem Termin- und Aufgabenkalender im Betreuungsprogram und wie sie aus verschiedenen Funktionen des Programms Aufgaben/Wiedervorlagen erzeugen können. Außerdem zeigen wir Ihnen Einstellungen und Arbeitsprozesse rund die Dokumentation und die Verwendung von Checklisten.  

Termin- und Aufgabenkalender

• Unterschied Aufgaben/Wiedervorlagen und Termine
• Arbeiten mit Aufgaben/Wiedervorlagen
• Erzeugen von Aufgaben/Wiedervorlagen durch Eintrag von Fristen im Programm
• Aufgabenplanung
• Wiederkehrende Aufgaben erzeugen
• Export- oder Synchronisation mit Outlook und mobilen Endgeräten

Dokumentation

• Dokumentation auf eigene Bedürfnisse einstellen
• automatische Aufforderung zu Dokumentation verwenden
• Vorgabetexte nutzen
• Kategorien verwenden und ggf. auswerten
• Dokumentation weiterverwenden im Brief oder Bericht
• Aus der Dokumentation heraus Aufgaben erzeugen

Checklisten

• Checklisten auswählen und anpassen
• Checkliste „Neuaufnahme“ und „Umzug“
• Neue Checklisten erstellen
• Checklisten zur Aufgabenplanung verwenden

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In diesem Online-Seminar zeigen wir Ihnen neben der Verwendung von den hinterlegten (Antrags-)Formularen, die in vielen Fällen mit Betreutendaten vorausfüllbar sind, verschiedene weitere Funktionsbereiche, die je nach Arbeitsweise unterschiedlich bedeutsam sein können. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie Statistiken erzeugen können, die sie z.B. bei der Betreuungsbehörde vorlegen müssen.

Formulare verwenden

• Im Programm hinterlegte Antragsformulare (Rundfunkbefreiung, Schwerbehindertenausweis, ALG II etc.) verwenden
• Vorausfüllbar mit den Betreutendaten

Merkmale verwenden

• Funktionsweise von Merkmalen
• Verschiedene Arten und Orte an denen Merkmale verwendet werden können
• Erstellen eigener Merkmale

Listen erstellen

• Listen erstellen nach einzelnen Merkmalen

Statistik

• Statistik Betreute und Betreuer(n)
• Statistik Tätigkeiten und Pauschale

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Für Betreuungsvereine gibt es einige Anforderungen im Rahmen der Querschnittsarbeit, bei denen Sie das Betreuungsprogramm Betreuung §BtG unterstützen kann. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in der Dokumentation Kategorien für die Querschnittsarbeit anlegen und verwenden und diese gegenüber Zuschussgebern abrechnen können. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie Ehrenamtliche Betreuer*innen im Betreuungsprogramm Betreuung §BtG anlegen können. Auch bei den Merkmalen gibt es Sonderfunktionen, die speziell für Betreuungsvereine interessant sind.

• Dokumentation: Kategorien für die Querschnittsarbeit
• Statistische Auswertung der geleisteten Querschnittsstunden nach Kategorien
• Ehrenamtliche als Betreuer im Betreuungsprogramm Betreuung §BtG führen
• Merkmale vergeben für Ehrenamtliche und Mitglieder
• Serienbriefe an Personen, denen bestimmte Merkmale zugeordnet sind
• Mit mehreren Benutzern arbeiten
• Benutzerrechte vergeben

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Ab 01.01.2023 tritt die Reform des Betreuungsrechts in Kraft und damit auch geänderte Berichtspflichten. Der wesentliche Paragraf, in dem die Anlässe und die Inhalte beschrieben sind, die zu berichten sind, ist der §1863 BGB-neu.

In diesem Workshop werden wir uns diesen Paragrafen und was daraus für die Praxis folgt, genauer anschauen und Möglichkeiten des effizienten Umgangs damit in der Betreuungssoftware erarbeiten. Neben der Präsentation, welche Möglichkeiten es hier gibt, wird auch Zeit sein, dass wir uns über ihren bisherigen und zukünftigen Umgang mit der Erfüllung der Berichtspflichten austauschen und von Ihren Erfahrungen gegenseitig profitieren.

Aufbau des Workshops:

• Input: Neue Berichts- und Mitteilungspflichten – Ein Blick ins Gesetz
• Wie berichten Sie bisher, wie planen Sie es in der Zukunft? Wie könnte es effizient gehen? Erfahrungen, Ideen, Vorschläge
• Input: Möglichkeiten in der Software:
  • Eigene Berichtsstruktur anlegen
  • Dokumentation unterjährig zielgerichtet mit Blick auf den Bericht nutzen
  • Dokumentationseinträge zielgerichtet in Bericht einfügen (Filtermöglichkeiten)
  • Ein Beiblatt mit dem Kontaktverlauf erzeugen
  • Betreuungsplan nutzen und anpassen
  • Austausch und Diskussion der Möglichkeiten vor dem Hintergrund Ihrer Erfahrungen und regionalen Gegebenheiten.

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Das eBO ist in aller Munde und der rechtssichere elektronische Schriftverkehr mit Amtsgerichten und Behörden für viele eine attraktive Vorstellung oder auch schon eine Praxis, auf die sie nicht mehr verzichten wollen. Andere fragen sich, ob sie das schon brauchen und ob es sich schon für Sie lohnt. Erfahren Sie mehr über die aktuelle und absehbare Rechtslage, einen Stand der Praxis aus den Regionen (gerne im Austausch „Wie läuft es bei Ihnen mit eBO“), Information zur Registrierung und Einrichtung,  und darüber, wie die Schnittstelle im Betreuungsprogramm zur Software Com Vibilia eBO Edition funktioniert. 

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